Huishoudelijk reglement
Huishoudelijk reglement
Nederlandse Beroepsvereniging
Orthopedisch Technologen
Gevestigd te Eindhoven, vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 april 2013 ter uitvoering van artikel 10 van de statuten.
Leden
Artikel 1
Commissielid
Een commissielid wordt door het bestuur gevraagd zitting te nemen in een commissie met als doel de belangen van de NBOT te behartigen, dit geldt zowel voor interne als externe commissies.
- Het commissielid wordt benoemd door het bestuur;
- Het commissielid behartigt alleen de belangen van de NBOT;
- Het bestuur kan het commissielid terugtrekken uit de commissie als het bestuur meent dat de NBOT schade ondervindt;
- Het commissielid dient zorgvuldig en naar eer en geweten om te gaan met informatie verstrekt door of voor de door de NBOT gesteunde commissies;
- Indien noodzakelijk kan het bestuur een commissielid vragen geheimhoudingsplicht vast te leggen door middel van het formulier zoals bijgevoegd in bijlage A.
Artikel 2
Ereleden
Wanneer een lid bijzondere verdiensten heeft verleend voor de NBOT en / of het orthopedisch technisch werkveld kan het lid benoemd worden tot erelid. Een erelid wordt benoemd door het bestuur nadat een formele beslissing is genomen tijdens een bestuursvergadering.
- Benoeming tot erelid is voor het leven mits hetgeen gesteld in artikel 2 lid e.;
- Het erelid krijgt een eervolle vermelding op de website;
- Het erelid krijgt korting op het lidmaatschap;
- Het erelid mag des gevraagd en ongevraagd het bestuur van advies voorzien, dit wordt vastgelegd in de notulen van de eerstvolgende bestuursvergadering;
- Het bestuur kan besluiten een erelid te royeren wanneer een situatie ontstaat waarmee de NBOT in diskrediet is, of wordt gebracht.
Contributie
Artikel 3
De in artikel 4 lid a. van de statuten genoemde contributie wordt jaarlijks aan de hand van door de penningmeester aangereikte gegevens vastgesteld op de algemene ledenvergadering (ALV). In bijzondere gevallen is het bestuur bevoegd gedeeltelijke of algehele vrijstelling te verlenen.
- De contributie wordt berekend over een heel jaar;
- Het verenigingsjaar is gelijk aan een kalenderjaar van 1 januari tot met 31 december;
Samenstelling van het dagelijks bestuur
Artikel 4
De functieverdeling genoemd in artikel 6 lid e. lid van de statuten zal bij personele wijziging in het dagelijks bestuur opnieuw door het bestuur worden vastgesteld.
Taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur
Artikel 5
Het dagelijks bestuur is belast met de voorbereiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en met de uitvoering van de besluiten van dat bestuur, onverminderd het gestelde in artikel 6 lid g. van de statuten.
Artikel 6
Indien een situatie ontstaat dat een lid van het dagelijks bestuur niet binnen drie weken schriftelijk of mondeling zijn taken/ verantwoordelijkheden kan uitvoeren, wordt er een bijzondere bestuursvergadering belegd door de overige leden van het dagelijks bestuur, om uit het midden van het bestuur, een interim lid voor het dagelijks bestuur te kiezen. De interim functie kan niet langer dan 1 jaar bestaan en zal hierna moeten worden omgezet in een definitieve benoeming van een van de bestuursleden.
Artikel 7
Taakomschrijving van de voorzitter
- De voorzitter ziet er op toe dat de begroting voor het komende jaar en de rekening en verantwoording van het afgelopen jaar zo spoedig mogelijk in een bestuursvergadering worden behandeld. Indien de bestuursleden geen afschrift van de begroting en de rekening en verantwoording wordt toegezonden, moeten zij ter plaatse, door de voorzitter te bepalen, in de gelegenheid worden gesteld vooraf inzage in deze stukken te nemen;
- De voorzitter bepaalt aantal, plaats, dag en uur van de vergaderingen van het bestuur en dagelijks bestuur in overleg met de secretaris, met wie hij tevens in ontwerp de agenda opmaakt;
- De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en dagelijks bestuur en tekent met de secretaris de notulen en het jaarverslag, nadat deze door het bestuur zijn vastgesteld. Hij heeft het recht om de besprekingen over een bepaald onderwerp te sluiten, tenzij de vergadering anders beslist;
- De voorzitter bereidt de vergaderingen voor in overleg en in samenwerking met de secretaris;
- De voorzitter draagt er zorg voor, dat het dagelijks bestuur als team functioneert;
- De voorzitter mag, in het bijzondere geval, zoals beschreven in artikel 6, samen met een ander lid van het dagelijks bestuur een bijzondere bestuursvergadering beleggen.
Artikel 8
Taakomschrijving van de secretaris
- De secretaris schrijft op last van de voorzitter de vergaderingen uit van zowel de ALV, alsook de vergaderingen van het bestuur en het dagelijks bestuur;
- De secretaris bereidt de vergaderingen voor in overleg en in samenwerking met de voorzitter.
- De ingekomen stukken worden door de secretaris op de bestuursvergadering overgelegd en desgewenst voorgelezen;
- De secretaris draagt zorg voor het opstellen van de notulen. Voorts draagt hij er zorg voor dat op elke ALV een nauwkeurig bijgehouden ledenlijst aanwezig is;
- De secretaris ontwerpt het jaarverslag en biedt dit tenminste veertien dagen voor de jaarvergadering aan de ALV aan;
- De secretaris ontvangt en voert de correspondentie van de vereniging en brengt de van belang zijnde gegevens hieruit ter kennis van de leden van het bestuur;
- De secretaris draagt zorg voor het bijhouden en actualiseren van het door het bestuur opgestelde rooster van aftreden van bestuursleden;
- De secretaris draagt zorg voor het doorgeven van mutaties in het bestuur aan het verenigingsregister en het in geordende staat bewaren van de archiefbescheiden;
- De secretaris mag, in het bijzondere geval, zoals beschreven in artikel 6, samen met een ander lid van het dagelijks bestuur een bijzondere bestuursvergadering beleggen.
Artikel 9
Taakomschrijving van de penningmeester
- De penningmeester beheert namens het bestuur het vermogen van de vereniging, int de gelden en doet de betalingen;
- De penningmeester heeft de zorg voor een nauwkeurige boekhouding en ziet er op toe, dat voor elke betaling een bewijsstuk aanwezig is. Niet onmiddellijk benodigde gelden worden door zijn zorg op een giro- of bankrekening gestort. Hij draagt zorg voor een verantwoorde belegging van de geldmiddelen van de vereniging, mede met het oog op een goed rendement;
- De penningmeester verschaft het bestuur te allen tijde inzage van kas en bescheiden, die voor het financieel beheer noodzakelijk zijn;
- De penningmeester ontwerpt de begroting voor het komende boekjaar en dient deze vóór 1 oktober bij de voorzitter in. Tevens dient hij vóór 1 april bij de voorzitter het ontwerp van de rekening en verantwoording over het afgelopen jaar in, onder toevoeging van een rapport van de kascommissie. Het bestuur draagt er voor zorg dat de penningmeester in verband met zijn taakuitoefening beschikt over voldoende mandaat;
- De penningmeester heeft mandaat om tussen twee formele bestuursvergaderingen in €500,- vrij over te maken. Voor bedragen boven de €500,- dient schriftelijk toestemming gegeven te worden door het dagelijks bestuur;
- De penningmeester mag, in het bijzondere geval, zoals beschreven in artikel 6, samen met een ander lid van het dagelijks bestuur een bijzondere bestuursvergadering beleggen.
Rooster van aftreden
Artikel 10
Het periodieke aftreden op de wijze genoemd in artikel 6 lid c. van de statuten, geschiedt volgens het rooster van aftreden dat als bijlage B bij dit reglement is gevoegd.
Vacatures
Artikel 11
Het bestuur stelt de ALV, tenminste drie maanden vóór het tijdstip waarop in de vacature volgens het rooster van aftreden moet worden voorzien, van de vacature op de hoogte.
Kandidaten dienen zich tenminste drie weken voor de ALV schriftelijk te melden door middel van het zenden van een motivatiebrief aan het bestuur.
Kascommissie
Artikel 12
- De kascommissie bestaat 2 personen, door het bestuur aangewezen;
- De kascommissie controleert de boekhouding;
- De kascommissie rapporteert zijn bevindingen aan de ALV en geeft daarmee een advies;
- Uitzondering op artikel 8 lid a. van de statuten geldt voor de eerste keer dat de kascommissie in functie is, één lid slecht een jaar in functie zal zijn;
- Een afgetreden lid van de kascommissie dient tenminste een jaar uit functie te zijn voordat hij of zij opnieuw toetreedt tot de kascommissie.
Vertrouwelijkheid van informatie
Artikel 13
- Het bestuur kan zich genoodzaakt zien aan het verstrekken van informatie het begrip “strikt vertrouwelijk” te verbinden;
- De vertrouwelijkheid geldt tot het moment waarop het bestuur aangeeft dat deze vervalt, dan wel totdat de termijn is verstreken waarvoor de vertrouwelijkheid geldt;
- Door het bestuur aangewezen commissieleden dienen naar eer en geweten om te gaan met informatie verstrekt voor of door de NBOT. Vertrouwelijkheid is beschreven in bijlage A.
Slotbepaling
Artikel 14
Dit huishoudelijk reglement kan door de ALV te allen tijde worden aangevuld en gewijzigd, conform artikel 10 van de statuten.
